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Come importare cosmetici dalla Cina

2025-11-22

Prefazione: La mia prima esperienza di "trappola"

Se è la prima volta che pensi di importare cosmetici dalla Cina, probabilmente ti stai immergendo in un mare di domande: da dove inizio? Di quali fornitori posso fidarmi? A quali potenziali rischi dovrei prestare attenzione? Non sei il solo. Quando ho collaborato a un progetto di importazione per un marchio di prodotti per la cura della pelle con sede nel Guangdong qualche anno fa, ho dovuto affrontare le stesse incertezze. Il nostro prodotto era di alta qualità, ma abbiamo quasi perso l'intera spedizione a causa della mancanza di documenti di sicurezza fondamentali e di ritardi doganali. Fortunatamente, siamo riusciti a risolvere il problema, ma quell'esperienza mi ha insegnato una lezione fondamentale: importare cosmetici non significa mai solo "scegliere un buon prodotto". I rapporti di prova dietro le quinte, le normative di registrazione, la preparazione della documentazione e le leggi sull'importazione del mercato di riferimento sono i veri fattori determinanti del successo .

Questa guida descrive l'intero processo, dalla collaborazione in fabbrica alla consegna finale.

Che tu sia un marchio startup o un distributore transfrontaliero, troverai una chiara tabella di marcia da seguire.

Cominciamo subito!

1. Prima di tutto, padroneggiare le normative del mercato di riferimento: la "prima linea di difesa" per l'importazione

Prima di contattare qualsiasi fornitore, è necessario comprendere a fondo le normative sui cosmetici del mercato di riferimento: è il prerequisito per l'importazione e la vendita legale. Il mancato rispetto anche di un solo requisito può comportare il blocco delle spedizioni, l'accumulo di scorte o altre gravi conseguenze.

I sistemi normativi variano notevolmente da paese a paese, quindi è opportuno concentrarsi sulla ricerca di questi aspetti fondamentali :

Lista di controllo della ricerca chiave

1. Requisiti di registrazione e approvazione : gli Stati Uniti impongono alle aziende cosmetiche di registrarsi presso la FDA (Food and Drug Administration); l'UE richiede che tutti i prodotti inviino i dati tramite il CPNP (Cosmetic Products Notification Portal); la maggior parte dei paesi del Sud-est asiatico segue la direttiva ASEAN sui cosmetici, che ha un proprio processo di approvazione dedicato .

2. Restrizioni sugli ingredienti : alcuni ingredienti legali in Cina potrebbero essere vietati nel tuo mercato di riferimento. Questo è particolarmente importante per prodotti come creme sbiancanti, gel anti-acne e articoli profumati: verifica sempre in anticipo la conformità dell'elenco degli ingredienti .

3. Standard di formato dell'etichettatura : la maggior parte dei paesi richiede che gli ingredienti siano elencati secondo gli standard INCI (Nomenclatura Internazionale degli Ingredienti Cosmetici). È inoltre necessario indicare chiaramente avvertenze, istruzioni per l'uso, data di scadenza, numeri di lotto e paese di origine .

4. Limitazioni alle rivendicazioni : Espressioni come "anti-età", "illuminante" o "di grado medico" sono severamente regolamentate in alcune regioni. Potrebbe essere necessario fornire prove scientifiche o un'autorizzazione legale prima di utilizzarle sulle confezioni .

Elementi di prova obbligatori : a seconda del mercato, potrebbe essere necessario fornire un CPSR (Cosmetic Product Safety Report), un Challenge Test (per verificare la stabilità del prodotto e la resistenza microbica) e un Heavy Metal Test Report (per garantire che nessuna sostanza tossica superi i limiti). Questi test proteggono sia i tuoi clienti che la reputazione del tuo marchio.

2. Scegli una fabbrica cinese di cosmetici affidabile: evita le trappole dei fornitori

Una volta chiariti i requisiti normativi, il passo successivo è trovare un produttore di alta qualità in grado di soddisfare tali standard. La solidità di un fornitore ha un impatto diretto sulla qualità del prodotto, sulla completezza dei documenti di conformità e sulla reputazione del marchio. Questo passaggio richiede pazienza e una ricerca approfondita per evitare perdite future .

Canali per trovare i fornitori

Alibaba: usa filtri come "Fornitore verificato" e "Fornitore Gold" per restringere le opzioni ed evita nuovi negozi con una cronologia delle transazioni limitata .

Made in China : attenzione ai fornitori orientati all'export con una forte approvazione della piattaforma .

Elenco degli espositori di Cosmoprof: una fiera cosmetica di fama mondiale che ospita numerose aziende di fama internazionale .

Raccomandazioni del settore: consulta consulenti del settore della bellezza, acquirenti esperti o agenti di sourcing per trovare partner fidati con cui hanno collaborato .

5 controlli critici prima di collaborare

1. Qualifiche e certificazioni : verificare se la fabbrica possiede certificati di conformità GMP, ISO22716 o FDA: queste sono garanzie fondamentali degli standard di igiene e sicurezza della produzione .

2. Specializzazione del prodotto : Dai priorità alle fabbriche con esperienza nella tua categoria di prodotti (ad esempio fondotinta, rossetti, prodotti per la cura della pelle) anziché ai fornitori "universali" senza punti di forza chiari .

3. Esperienza di esportazione : chiedi se hanno effettuato spedizioni nel tuo paese di destinazione e richiedi campioni di documenti di esportazione passati .

4. Capacità produttiva e MOQ : assicurati che la scala di produzione della fabbrica e la quantità minima ordinabile siano in linea con la fase della tua attività (le startup potrebbero preferire fabbriche con MOQ flessibili) .

5. Capacità di supporto dei documenti : Confermare di poter fornire tempestivamente la scheda di sicurezza dei materiali (MSDS), il certificato di analisi (COA) e vari rapporti di prova, se necessario .

Consigliamo di selezionare 3-5 potenziali fornitori. Organizzare videoconferenze per ispezionare l'ambiente di fabbrica, discutere i requisiti di persona e richiedere cataloghi, report di test recenti e foto delle spedizioni passate.

Per riferimento: Gelan offre un supporto completo alla documentazione per i nuovi importatori, semplificando notevolmente il processo di conformità.

3. Scelta del modello: etichetta privata o formulazione personalizzata ?

Dopo aver trovato la fabbrica giusta, è necessario decidere il modello di produzione: questo influirà direttamente sui tempi di lancio, sul budget e sul controllo sulla formula finale. Meglio scegliere un marchio privato con tempi di consegna rapidi o una formulazione personalizzata unica? La tabella seguente aiuta a confrontare chiaramente entrambe le opzioni :

Criteri di confronto	Etichetta privata (etichetta bianca )	Formulazione personalizzata (ODM )
Fonte della formula	Formule pronte all'uso e pre-testate in fabbrica	Sviluppato da zero in base alle tue esigenze (inclusi ingredienti, consistenza, fragranza, ecc. )
Cronologia dello sviluppo	2-6 settimane (a seconda del design della confezione )	3-6 mesi (inclusi ricerca e sviluppo, test di stabilità e revisioni )
Controllo degli ingredienti	Limitato (disponibili solo le formule fornite dalla fabbrica )	Controllo totale (tu stabilisci gli ingredienti principali e le indicazioni sull'efficacia )
Personalizzazione del marchio	Logo, etichette, packaging e stile di marketing personalizzabili	Personalizzazione completa (formula integrata, packaging e posizionamento del marchio )
Quantità minima ordinabile (MOQ )	Inferiore (100-500 unità, varia a seconda della fabbrica )	Più alto (in genere 3.000-10.000 unità, aggiustato in base alla complessità della formula )
Requisiti di prova	Test di base completati dalla fabbrica	Sono richiesti test aggiuntivi per le nuove formule (ad esempio, stabilità, test microbici )
Esclusività della formula	Nessuno (la stessa formula può essere venduta ad altri marchi )	Esclusività negoziabile (alcune fabbriche offrono contratti esclusivi )
Ideale per	Startup, saloni, spa, e-commerce testano i prodotti	Marchi affermati, prodotti di nicchia efficaci, sviluppo del marchio a lungo termine
Costo unitario	Inferiore (nessuna commissione di ricerca e sviluppo, formula condivisa )	Più elevato (include costi di ricerca e sviluppo, costi di test dei campioni e costi di imballaggio personalizzati )

Gelan offre sia servizi di private label che di formulazione personalizzata, supportando i marchi dalla produzione di prova iniziale allo sviluppo su larga scala, senza la necessità di cambiare fornitore a metà processo.

4. Test di esempio: il "punto di controllo critico" prima dell'importazione

Dopo aver confermato il modello di collaborazione, non effettuare mai un ordine all'ingrosso direttamente: richiedi sempre campioni ed esegui test approfonditi. I campioni sono il mezzo principale per verificare la qualità effettiva del prodotto, non solo cataloghi o rapporti di prova.

Concentratevi su queste aree chiave durante i test :

1. Colore e texture : testare le prestazioni su diverse tonalità di pelle (ad esempio, se il rossetto si secca o il fondotinta si fonde). Assicurarsi che la texture soddisfi le esigenze del target di utenti (opaca, luminosa, leggera, ecc.) .

2. Fragranza e usabilità : verificare la presenza di profumi aggressivi o eccessivamente chimici. Verificare la scorrevolezza dell'applicazione e la qualità degli strumenti inclusi (ad esempio, pennelli per ombretto, piumini) .

3. Qualità dell'imballaggio : ispezionare l'imballaggio per individuare eventuali crepe, componenti allentati o bordi irregolari: un imballaggio scadente può rovinare l'esperienza dell'utente .

4. Prestazioni a lungo termine : Eseguire test di durata (ad esempio, durata del rossetto, resistenza alle sbavature dell'ombretto) e osservare i cambiamenti in diverse condizioni (calore, umidità, freddo) per prevedere le prestazioni reali .

5. Reazioni cutanee e durata di conservazione : Testare i campioni su diversi tipi di pelle per verificare la presenza di irritazioni. Verificare la stabilità nel tempo per garantire che il prodotto mantenga la sua qualità fino alla scadenza .

I test potrebbero ritardare leggermente il lancio, ma saltarli può portare a problemi più gravi in seguito. È uno dei modi più semplici per proteggere il tuo brand prima che raggiunga il mercato.

5. Verificare tutta la documentazione normativa e di sicurezza

Una volta che i campioni soddisfano le vostre aspettative, è il momento di verificare i documenti che attestano la conformità legale e la sicurezza del prodotto. Che si tratti di importare rossetti, detergenti o creme per il contorno occhi, la documentazione deve essere conforme alle normative del mercato di riferimento .

Documenti chiave da richiedere e rivedere

COA (Certificato di analisi) : conferma le caratteristiche di base del prodotto, come il livello di pH, la concentrazione degli ingredienti e la qualità complessiva .

MSDS (Scheda di sicurezza dei materiali) : Descrive le linee guida per la sicurezza, i potenziali pericoli e le procedure di emergenza per ogni formula .

PIF (file informativo sul prodotto) : Obbligatorio nell'UE, contenente dati sulla formulazione, relazioni tossicologiche e valutazioni di sicurezza .

Elenco degli ingredienti INCI : elenco completo degli ingredienti utilizzando la nomenclatura internazionale standardizzata degli ingredienti cosmetici .

Rapporti di prova : richiedi i risultati dei test microbici, dello screening dei metalli pesanti e dei test di stabilità per verificare la sicurezza del prodotto .

Certificazione GMP : attesta che la fabbrica rispetta le buone pratiche di fabbricazione in termini di pulizia, documentazione e tracciabilità .

Richiedi tutti i documenti in anticipo e ricontrollali prima di effettuare un ordine all'ingrosso. In caso di dubbi, consulta un esperto in materia di normative. Conserva copie digitali organizzate per prodotto e numero di lotto: ti serviranno per lo sdoganamento, le richieste dei rivenditori o per futuri controlli. Essere preparati evita costose sorprese e ti dà tranquillità.

6. Finalizzare i dettagli del packaging e del branding

Una volta verificati i documenti normativi, concentrati su come il tuo prodotto verrà presentato e venduto. Un ottimo prodotto può passare inosservato se la confezione appare scadente o poco chiara. Un packaging di alta qualità crea fiducia, attira l'attenzione online e rende il tuo brand memorabile .

Considerazioni sull'imballaggio

Tipi di componenti : scegli i formati adatti alla tua categoria di prodotto: custodie compatte per ciprie compatte, palette per ombretti/fard, contagocce per sieri, erogatori airless per creme, custodie imbottite per fondotinta e stick per balsami/illuminanti .

Metodi di stampa : le fabbriche offrono opzioni come la stampa a caldo (effetti metallici), la serigrafia (loghi nitidi), la verniciatura UV (finiture lucide) e la stampa a caldo (sensazione di lusso) .

Imballaggio esterno : prendi in considerazione scatole con il marchio, bigliettini con suggerimenti per l'uso e caratteristiche pronte per la vendita al dettaglio come codici a barre e sigilli di sicurezza .

Contenuto dell'etichetta richiesto

Informazioni di base : elencare chiaramente il nome del prodotto, la tonalità/variante e il peso netto .

Ingredienti : utilizzare il formato INCI (richiesto dalla maggior parte delle normative sulle importazioni) .

Scadenza/durata di conservazione : alcuni paesi impongono date di produzione o periodi di "consumo entro" .

Dettagli del produttore : A seconda delle normative locali , potrebbe essere necessario che le etichette indichino il nome della fabbrica o dell'importatore.

Avvertenze : Aggiungere dichiarazioni di avvertenza per i prodotti contenenti principi attivi potenti o allergeni.

7. Confermare prezzi, MOQ e condizioni di pagamento

Una volta definiti i dettagli del prodotto, è il momento di definire gli aspetti finanziari dell'ordine: questo passaggio è più importante di quanto molti nuovi importatori credano. Ottenere risposte chiare in anticipo aiuta a evitare sorprese e a proteggere il budget .

Ripartizione del prezzo unitario

Chiedi al tuo fornitore una ripartizione dettagliata dei costi, che includa formula, materiali di imballaggio, etichettatura e manodopera per l'assemblaggio. Alcune fabbriche offrono prezzi unitari bassi, ma aggiungono costi aggiuntivi in seguito per la stampa o per dettagli di imballaggio come la termoretrazione. Una ripartizione completa ti aiuta a pianificare il costo effettivo per unità, non solo il prezzo di catalogo .

Quantità minima ordinabile (MOQ )

Chiarire come viene calcolato il MOQ: per prodotto, per tonalità o per quantità totale dell'ordine? Ad esempio, un fornitore potrebbe richiedere 1.000 unità per ordine, ma 200 unità per variante di colore: questo può limitare il numero di tonalità/SKU che è possibile lanciare entro il budget .

Tempistiche di produzione

Chiedete quanto tempo richiede la produzione dei campioni e la produzione in serie. I campioni sono solitamente pronti entro due settimane, ma la produzione in serie può richiedere dai 30 ai 60 giorni a seconda della stagione e delle dimensioni dell'ordine. I ritardi sono comuni durante le festività o gli arretrati di produzione, quindi prevedete un margine di tempo. Conoscere le tempistiche vi aiuterà a stabilire date di lancio e piani di marketing realistici .

Termini di pagamento

La maggior parte dei produttori di cosmetici richiede un acconto parziale per avviare la produzione, con il saldo dovuto prima della spedizione. Una struttura comune prevede il pagamento del 50% in anticipo e del 50% al completamento della merce. Alcune fabbriche offrono condizioni migliori per ordini ripetuti, ma non fate affidamento su questo per la vostra prima transazione. Verificate sempre i metodi di pagamento e verificate attentamente i tassi di cambio se effettuate trasferimenti internazionali.

8. Comprendere la spedizione, gli Incoterms e la dogana

Produrre i vostri prodotti è solo metà dell'opera: consegnarli in modo sicuro e legale è altrettanto importante. Scegliere un metodo di spedizione sbagliato o non comprendere le normative doganali può causare ritardi, merci danneggiate o tasse impreviste. Piccoli errori possono rivelarsi costosi se non si è preparati .

Metodi di spedizione

Spedizione espressa : Servizi come DHL o FedEx sono i più rapidi, ideali per piccole quantità o campionature. In genere includono la consegna a domicilio e lo sdoganamento, ma sono costosi per grandi volumi .

Trasporto aereo : Bilancia costi e velocità, adatto per ordini urgenti, lanci di prodotti o lotti di medie dimensioni con vincoli di tempo .

trasporto marittimo : L'opzione più conveniente per ordini di grandi dimensioni, in particolare per articoli voluminosi o pesanti. Tuttavia, richiede diverse settimane e un attento coordinamento con gli agenti doganali del porto di destinazione .

Incoterms chiave da conoscere

EXW (franco fabbrica) : L'acquirente è responsabile del ritiro della merce dalla fabbrica e dell'organizzazione di tutta la logistica successiva .

FOB (franco a bordo) : il fornitore consegna la merce al porto e gestisce la documentazione per l'esportazione; tu gestisci il resto .

CIF (costo, assicurazione e trasporto) : il fornitore copre le spese di spedizione e assicurazione fino al porto di destinazione, ma lo sdoganamento resta a tuo carico .

Documenti richiesti

Preparare questi file essenziali :

Fattura commerciale: specifica l'importo e il contenuto del tuo ordine .

Lista di imballaggio: specifica la quantità, il peso e la ripartizione dell'imballaggio .

Polizza di carico/Lettera di vettura aerea: serve come prova di spedizione .

Certificato di origine: indica dove sono state prodotte le merci .

Certificati di prova: richiesti in alcuni paesi per confermare la sicurezza del prodotto .

Affidatevi a uno spedizioniere o a un agente doganale esperto in importazioni di prodotti cosmetici. Potranno aiutarvi a scegliere le condizioni di spedizione più adatte, a completare la documentazione e a evitare ritardi doganali. Un partner logistico affidabile renderà il vostro primo processo di importazione molto più fluido e meno stressante.

9. Eseguire l'ispezione di qualità prima della spedizione

Una volta che i prodotti sono imballati e pronti per la spedizione, è allettante approvare l'ordine e procedere, ma saltare l'ispezione finale è un rischio da non correre. Resi e sostituzioni sono difficili, richiedono tempo e sono costosi una volta che la merce lascia la Cina .

Come ispezionare

Agenzie di ispezione di terze parti : aziende come QIMA, SGS o TUV offrono l'opzione più affidabile. Visitano lo stabilimento, seguono la checklist di ispezione e forniscono un rapporto dettagliato con foto e risultati di approvazione/non approvazione. La maggior parte applica una tariffa fissa per visita e offre un feedback in giornata, ideale se vi trovate all'estero e non potete effettuare l'ispezione di persona .

Rapporti forniti dal fornitore : Richiedi al tuo fornitore un rapporto di ispezione dettagliato con video e foto ravvicinate di prodotti finiti, etichette, cartoni e materiali di imballaggio. Specifica cosa desideri vedere e richiedi la prova che siano state controllate unità casuali (non un solo campione) .

Cosa controllare

Condizioni dell'imballaggio : verificare la presenza di graffi, ammaccature e assicurarsi che le guarnizioni/scatole esterne siano pulite e correttamente assemblate .

Precisione dell'etichetta : verificare che i nomi dei prodotti, il peso netto, gli ingredienti, le avvertenze e i loghi siano corretti e leggibili .

Contenuto della scatola : verificare che ogni scatola contenga il numero corretto di unità e che non manchi alcun articolo .

Sicurezza del prodotto : controlla che non ci siano perdite, tappi rotti, stampe macchiate o specchi rotti nelle palette: questi piccoli dettagli possono rovinare l'esperienza dei tuoi clienti .

10. Calcola i costi e i dazi di importazione

Prima di lanciare i tuoi prodotti, il passaggio finale è calcolare il costo totale per importarli nel tuo Paese. Molti nuovi importatori trascurano le spese di spedizione, i dazi doganali e le spese di gestione, con conseguenti margini di profitto inferiori al previsto .

Componenti chiave dei costi

Costi di prodotto e imballaggio : Inizia con il costo base del tuo prodotto (formula, imballaggio, etichettatura, manodopera). Assicurati che il preventivo includa la stampa, gli inserti o l'imballaggio esterno, se realizzati dal fornitore. Richiedi una ripartizione riga per riga per evitare di trascurare piccole spese che si sommano .

Spese di spedizione : che si tratti di trasporto espresso, aereo o marittimo, la spedizione rappresenta una spesa importante. Richiedi preventivi in anticipo al tuo spedizioniere e considera le spese di spedizione a destinazione, come la gestione del porto o i controlli doganali .

Dazi e tariffe doganali : ogni paese ha normative diverse per i cosmetici: alcuni applicano una percentuale sul valore del prodotto, mentre altri basano le tariffe sulla categoria o sul tipo di ingrediente. Consulta il sito web delle dogane del tuo paese o chiedi un preventivo al tuo agente .

Tasse e costi aggiuntivi : A seconda della tua posizione, potresti dover pagare l'IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) o la GST (Imposta su Beni e Servizi). Non dimenticare i piccoli costi come la gestione della documentazione, le pratiche doganali o le licenze di importazione, se richieste .

Utilizza un calcolatore dei dazi doganali o chiedi al tuo spedizioniere un preventivo completo dei costi di sbarco. Questo è il modo più accurato per conoscere le spese totali dall'inizio alla fine e proteggere i tuoi margini di profitto prima di vendere.

Conclusione

Importare cosmetici dalla Cina può sembrare un labirinto all'inizio, ma una volta compreso il processo, dalla scelta del fornitore allo sdoganamento, diventa molto più semplice. Ho commesso degli errori all'inizio, ma queste lezioni mi hanno aiutato a costruire un'attività più solida .

Ora hai la tabella di marcia completa davanti a te. Prenditi il tuo tempo, fai domande e non dare ordini frettolosamente.

Pronti a collaborare con un produttore che comprende il processo?

Gelan è qui per aiutarti. Contattaci oggi stesso e trasforma la tua idea di prodotto in realtà.

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